Современное ведение бизнеса, в том числе ювелирного, предполагает использование новейших методов организации. И сегодня уже мало кто сомневается в необходимости применения компьютеров в ювелирном магазине. Основной вопрос – в выборе оптимальной программы, которая бы подходила именно для ювелирного бизнеса. Чтобы уяснить особенности программного обеспечения (ПО) и облегчить его выбор, обозреватель журнала Юлия Чумакова задала ряд вопросов директору ООО «АТ-Консалтинг» Ирине Фроловой.

– Что дает магазину автоматизация?

Прежде всего, автоматизация наводит порядок в учете и помогает компании развиваться.

Для руководства автоматизация – это анализ и контроль на всех этапах деятельности предприятия.

При грамотной автоматизации бухгалтерия должна иметь возможность получать данные о поступлении, перемещениях, реализации, и возвратах из складской программы, тем самым избавляясь от необходимости вести двойную работу.

Товаровед должен иметь возможность составлять отчеты в различных разрезах, чтобы в любой момент выяснить, например, сколько товара того или иного производителя осталось на складе. Своевременное представление сведений о продажах товара поможет ему выстраивать планы закупок.

– В чем особенность ПО для ювелирных магазинов, и почему нужна определенная программа?

– ПО должно учитывать основную особенность торговли ювелирными изделиями – уникальность каждого изделия, так как изделия одного артикула могут иметь разные характеристики (вес, размер и т. д.). Однако большинство программ, представленных на рынке, не имеет такой возможности. Самая распространенная их проблема – это «разбухание» справочника номенклатуры и, как следствие, замедление работы программы, т. е. снижение ее эффективности.

– Каковы требования к ПО? Какими возможностями должна обладать программа?

– Прежде всего, программа должна быть разработана с учетом всех особенностей торговли ювелирными изделиями: универсальные программы для этого не подходят. Также программа должна быть простой и удобной для всех сотрудников, которые ею пользуются.

Программа должна позволять

· осуществлять прием, перемещение и реализацию товара;

· предоставлять скидку при реализации;

· отражать возврат поставщику и прием возврата от покупателя;

· отражать прием и реализацию комиссионного товара;

· поддерживать гибкую систему ценообразования;

· проводить инвентаризацию и переоценку изделий;

· формировать необходимые отчеты (остатки товара на торговых точках в закупочных и продажных ценах, движение товара и т. п.);

· подключать торговое оборудование (сканеры штрих*кодов, принтеры этикеток, кассовые аппараты).

Программа должна позволять формировать продажные цены непосредственно при приемке товара. В дальнейшем такие операции с товаром, как перемещение, реализация и другие, должны осуществляться максимально просто. Например, путем сканирования штрих-кода с бирки с помощью сканера штрих-кодов.

Помимо таких очевидных функций, программа должна обеспечить возможность легкого получения информации об остатках и движении товара на всех торговых точках предприятия.

Естественно, в программе должны автоматически формироваться все необходимые печатные формы (Товарная накладная, Счет-фактура, Спецификация и прочие).

Наконец, в программе должны формироваться отчеты, которые позволяют анализировать деятельность магазина. ПО должно позволять, к примеру, без труда выяснить, какие кольца каких размеров остались на том или ином складе, и сколько их было продано за любой период времени и по любому производителю. Или узнать прибыль от продаж в той или иной торговой точке. И это далеко не полный перечень возможностей, которыми должно обладать ПО.

– Какие подразделения предприятия можно автоматизировать, и какое оборудование для этого понадобится?

– Для работы на складе обычно требуется компьютер (с установленной программой), сканер штрих-кодов и принтер этикеток. Вариантов оборудования рабочего места продавца много. Например, компьютер + сканер штрих-кодов + фискальный регистратор или кассовый терминал. Для работы бухгалтерии и товароведа достаточно компьютера.

– Что лучше: разрабатывать программу «под себя» или купить готовую?

– Стоимость готового решения всегда сравнительно ниже. К тому же, никогда не известно наверняка, что получится в итоге, если разрабатывать программу «под себя» и сколько на это уйдет времени. Лучше купить готовую программу, в которой есть основной набор функций, и при необходимости внести в нее некоторые изменения. Следует обращать особое внимание на способ хранения информации в выбранной программе, так как от этого зависит, будет ли существенно снижаться скорость ее работы по мере накопления данных.

– В каком случае нужно переходить на новую программу?

– Если уже есть программа, которая вас полностью устраивает, то лучше ничего не менять. Однако, если претензии к ней велики, будет правильным подыскать другую программу, чтобы минимизировать потери времени и средств из-за неправильной работы. Вряд ли кому-то нравится работать в неудобной программе, тем более сложно говорить в этой ситуации об эффективности.

Если вы решили перейти на новую программу, то имеют значение и рекомендации ювелирных компаний со сходным оборотным капиталом, которые уже используют данную программу не менее года. Поинтересуйтесь у них относительно достоинств и недостатков программы, узнайте о возможных проблемах в ее эксплуатации.

– Как выбрать удачное время для автоматизации предприятия?

– Автоматизацию, особенно небольшого магазина, конечно, нельзя назвать «предметом первой необходимости». Однако она дает реальное преимущество и приводит к улучшению качества управления предприятием. Поэтому чем раньше пойти по пути автоматизации, тем скорее можно добиться качественного скачка в работе. Без сомнения, опытные управленцы оценят широкие возможности ПО и воспользуются ими для успешного развития бизнеса.

– Каковы трудности автоматизации ювелирного магазина?

– Если вы определились в выборе программы и закупили торговое оборудование, могут возникнуть некоторые трудности на этапе внедрения программы. Об этом мы поговорим в следующем номере журнала.