EN
  5. 14144
«Архив номеров»

Еще в рубрике

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Самое популярное:

Теги:

Навигатор ювелирной торговли

Июнь 2007

Рубрика: УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Должностная инструкция
Должностная инструкция

В предыдущей статье «Корпоративная культура» мы говорили о том, что внедрение культуры, как правило, начинается с внешнего имиджа компании: изменения дизайна магазина, введения корпоративной одежды и т.д. Самой же главной частью изменений является введение стандартов работы, которые отражают миссию и ценности компании. Сегодня мы переходим к заключительной теме в блоке «Компания» – управлению персоналом с помощью должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция – это документ, содержащий список функциональных обязанностей для определённой должности. Необходимость управления с помощью должностных инструкций возникает на определённом этапе становления организации. Любая компания в своем развитии проходит следующие три этапа – организация «как семья», организация «как механическая система», организация «как живой организм».

На первом этапе в коллективе многое держится на энтузиазме, структура рабочих отношений формально не фиксирована, управление сотрудниками происходит через личное влияние руководителя. Но в какой-то момент в организации-«семье» возникают конфликты между сотрудниками по поводу вида и объёма выполняемых задач, и выходом из этой ситуации является создание организационной структуры.

На втором этапе в компании возникает жёсткая иерархия отношений, и детально прописываются должностные инструкции для всех сотрудников. Управление персоналом происходит через структуру организации, а именно через разделение труда и систему связей между сотрудниками.

Организация «как механическая система» со временем тоже сталкивается с кризисом из-за стремления сотрудников к большей самостоятельности.

И тогда компания переходит на третий этап развития, где помимо должностных инструкций используется более тонкий и живой способ управления коллективом через корпоративную культуру.

Должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы:

1. Общие положения:

· как называется должность?

· какое место должность занимает в структуре компании?

· каков порядок оформления трудовых отношений?

· кому подчиняется и кем руководит сотрудник?

· кем замещается сотрудник на время его отсутствия?

· какие требования к должности с точки зрения образования и опыта работы?

· что должен знать и уметь сотрудник на данной должности?

· как оценивается эффективность деятельности сотрудника?

2. Задачи должности: что должен делать сотрудник, занимающий данную должность?

3. Обязанности: каким образом сотрудник должен выполнять задачи должности?

4. Права: какие права имеет сотрудник, занимающий данную должность?

5. Ответственность: за что сотрудник на данной должности несёт ответственность?

Приведём для примера пункты из должностной инструкции администратора магазина. Общие положения: «Администратор относится к категории руководителей. Назначение и освобождение от должности администратора производится приказом генерального директора. Администратор подчиняется директору, имеет полномочия выдавать задания и контролировать продавцов, товароведов, мастера по ремонту изделий, грузчиков, уборщиц. На время отсутствия администратора его обязанности исполняет старший продавец. На должность администратора назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы на руководящих должностях не менее двух лет. Администратор должен знать технологию организации розничных продаж и уметь чётко ставить цели и задачи перед подчинёнными. Критерием оценки деятельности администратора является отсутствие обоснованных претензий и конфликтных ситуаций с покупателями».

Одной из задач должности является организация и контроль деятельности продавцов. Для выполнения этой задачи администратор, например, обязан проводить инструктаж о поведении продавцов в торговом зале. Администратор имеет право вносить предложения по совершенствованию своей работы и несёт ответственность за полное и своевременное выполнение плана продаж.

Зачем нужна должностная инструкция?

Один из известных зарубежных консультантов по психологии управления сравнил должностные инструкции с ракушками, которые покрывают корпус корабля и мешают ему двигаться вперёд. Когда его спросили, что же делать с инструкциями для персонала, он ответил: «Сожгите их». Тогда последовал следующий вопрос: «Но что взамен?». И ответ: «Пишите новые».

В нашей стране должностные инструкции часто воспринимают как наследие советского времени и пишут «по инерции». Поэтому они, как правило, являются лишь формальным документом, не имеющим отношения к тому, чем реально занимается сотрудник в компании. Сейчас всё больше и больше руководителей начинают осознавать, что грамотно составленные инструкции являются эффективным инструментом управления персоналом. Ведь с помощью должностных инструкций можно чётко разграничить цели, задачи, полномочия и ответственности всех сотрудников внутри коллектива.

Опрос более двухсот российских компаний показал, что должностные инструкции в компаниях имеют три основные сферы применения. Чаще всего они используются для того, чтобы работник представлял круг своих обязанностей – что и как он должен делать на работе. В масштабах организации это означает чёткое разделение функций между всеми сотрудниками. Также должностные инструкции облегчают работу руководителю, который из данного документа понимает, кто и за что отвечает. Другими словами, вторым важным назначением инструкций является разграничение ответственности между подчинёнными. Кроме того, должностные инструкции помогают оценить соответствие кандидата на должность при первичном отборе или аттестации персонала. Преимущество инструкций для разных должностных позиций состоит в том, что они диагностируют профессиональные качества сотрудников не по единой шкале, а индивидуально по каждой должности.

Как создается должностная инструкция?

Должностные инструкции будут реальным способом управления только в том случае, если к их разработке привлекаются сами сотрудники и руководитель. Разработка должностной инструкции происходит в несколько этапов. На первом этапе сотрудники, занимающие определённую должность, и руководитель заполняют анкету, в которой содержатся вопросы о специфике должности. Примером анкеты для сотрудника является опросник №1, а для руководителя – опросник №2. На втором этапе ответы сотрудников и руководителя сопоставляются и приводятся к некому единому знаменателю. Обычно анкеты анализируются работниками из отдела персонала. Также сопоставление результатов опроса может проходить в формате деловой игры или тренинга, где сотрудники и руководитель озвучивают свои ответы и в ходе дискуссии приходят к единой формулировке должностной инструкции. На третьем этапе происходит окончательное утверждение руководителем функциональных обязанностей в рамках должности и подписание работником должностной инструкции.

Опросник №1. Представление сотрудника о должности

· Что является целью вашей работы?

· Над выполнением каких задач вы работаете?

· Какими видами работы вам приходится заниматься ежедневно?

· Какую работу приходится выполнять периодически, но не ежедневно?

· Какую работу приходится выполнять время от времени?

· Какими полномочиями вы наделены для выполнения своих обязанностей?

· От кого вы получаете распоряжения?

· Кому в магазине вы отдаете распоряжения?

· Кто в магазине дает вам рекомендации в процессе работы?

· Кому в магазине вы даете рекомендации?

· О чем вы как подчинённый информируете своего начальника?

· О чем вы как руководитель информируете своих подчинённых?

· Кто выполняет ваши обязанности в ваше отсутствие?

· Исполняете ли вы обязанности других сотрудников в их отсутствие?

Опросник №2. Представление руководителя о должности

· Что вы рассматриваете в качестве цели деятельности данного работника?

· Какого результата он может достигнуть в наиболее благоприятных условиях?

· Соответствует ли объём решаемых работником задач его возможностям?

· Соответствуют ли полномочия работника решаемым им задачам?

· Как организован обмен информацией с работником?

· Как организована система замещения работника в случае его отсутствия?

При формулировке функциональных обязанностей нужно помнить следующие правила. Главное правило: функциональные обязанности пишутся в соответствии с задачами должности. Так, если задачи отвечают на вопрос «что должен делать сотрудник?», то обязанности представляют собой средства для выполнения поставленных задач и отвечают на вопрос «каким образом задачи должны выполняться?». В инструкциях для разных групп сотрудников помимо повседневных обязанностей, стоит описать и творческие обязанности, которые в меньшей степени поддаются формализации. При фиксации обязанностей, которые касаются строго регламентированных видов деятельности, лучше всего использовать метод подробного описания рабочего дня. Сами формулировки должны быть понятными для сотрудника любого уровня, но не содержать житейских выражений и профессионального жаргона. При этом нужно помнить, что все возможные ситуации невозможно предвидеть и описать в должностной инструкции – жизнь сотрудника в компании сложнее и многообразнее.

В заключение хочется отметить, что совместное творчество при разработке должностных инструкций позволяет решить две основные проблемы. Во-первых, должностные инструкции начинают отражать реальную специфику деятельности разных групп сотрудников внутри компании. Во-вторых, упрощается процесс введения инструкций в действие, т. к. все разногласия, которые обычно возникают на этапе подписания или исполнения должностных инструкций, решаются ещё на этапе их разработки. Конечно, разработанные инструкции не могут действовать в компании раз и навсегда. Руководителю нужно оперативно реагировать на все происходящие в организации изменения и вносить соответствующие коррективы в инструкции для разных должностей. Лучше всего это делать в ходе годовой аттестации сотрудников. Только при таком подходе должностная инструкция будет реальным и эффективно работающим инструментом управления, а не формальной бумажкой, пылящейся на полке.

Итак, рубрика «Психология управления персоналом» подошла к концу. Как мы увидели, руководитель может влиять на эффективность работы персонала с помощью трёх инструментов: 1) через свою репутацию (личный имидж, стиль руководства); 2) через процедуры по работе с персоналом (отбор, адаптация, обучение, аттестация, мотивирование, сплочение коллектива); 3) через структуру компании (корпоративная культура, должностные инструкции). Использование каждого из этих инструментов включает в себя два этапа – проектирование и воплощение. Например, руководитель сначала продумывает, каким должен быть стиль управления персоналом, а затем воплощает его в жизнь. И на этапе проектирования, и на этапе воплощения руководителю могут помогать эксперты в области психологии управления персоналом и команда руководящих сотрудников компании. Но в любом случае центральным звеном процесса управления является руководитель, и эффективность управления зависит от его профессиональных и личных качеств.