Зачем нужна выставка? И насколько эффективно вы ее проводите?

На выставке представители одной отрасли собираются вместе, чтобы пообщаться, узнать что-то новое, расширить аудиторию, представить бренд или продукцию. Чтобы участие в выставке стало максимально продуктивным и клиенты выделили именно ваш стенд и вашу продукцию, не стойте на месте. Используйте возможности событийного маркетинга. Проведение мероприятий в рамках экспозиций уже давно стало одним из главных инструментов привлечения аудитории. Главное - все сделать грамотно.

Примерно 70% гостей выставок составляют список компаний и их стендов для посещения перед выставкой. Однако, по данным компании Exhibit Systems, специализирующейся на выставочном и событийном маркетинге, в среднем только 10-15% участников выставок инвестируют в предварительный маркетинг. Кроме того, Центр исследований выставочной индустрии провел опрос и обнаружил, что при проведении предварительной рекламы уровень конверсии посетителей стендов в перспективных клиентов повышается на 50%. Поэтому эксперты советуют проводить маркетинг в преддверии выставки. Во-первых, стоит использовать по максимуму рекламные возможности, которые предоставляют организаторы. Во-вторых, использовать собственные инструменты. Анонсировать свое участие в выставке через СМИ, SMM, email-рассылки, сотрудников.

Рассылка писем по электронной почте - самый простой и эффективный способ заявить о себе. Если письма сразу не попадают в спам((( К счастью, существует масса других способов, как разрекламировать свой стенд и обратить на него внимание партнеров. Например, можно устроить розыгрыш бесплатного билета на мероприятие в социальных сетях или снять видеоприглашение. Приглашение посетителей с помощью специально подобранного контента, который они получат до мероприятия, создает ажиотаж и откладывается в памяти при хорошем исполнении. Вообще анонсы в соцсетях -это быстро, просто и дешево!

«Так, расскажите, чем вы занимаетесь?» Конечно, в ответ на этот вопрос вы можете провести мини-презентацию своей компании. Однако это совсем не тот вопрос, который вам должны задавать на стенде. Ваш стенд должен четко информировать гостей о том, кто вы и что продаете. Определитесь с рекламным посылом еще на стадии планирования и убедитесь, что он понятен каждому в вашей команде. При взгляде на вашу вывеску люди должны сразу проявить интерес к вашим решениям или двигаться дальше. Ваша вывеска должна быть простой, четкой и лаконичной.

Сегодня связи решают все, ну или многое! Люди с большим количеством подписчиков в социальных сетях считаются лидерами мнений, и если они распространят новость о вашем участии, ваш бренд заметит новая аудитория перспективных клиентов. Воспользуйтесь этим для продвижения вашего участия в мероприятии и попросите разрекламировать ваш стенд в социальных сетях. Чтобы наладить отношения, нужно время, однако некоторые лидеры мнений открыты к бартерной сделке или гонорару. Поскольку вы решаете, на что тратить время и/или деньги, выберите такого лидера мнений, чьи подписчики входят в вашу целевую аудиторию.

Важно! Предлагайте решения. Люди любят, когда им предлагают решение их проблем. Если у вас качественный контент или товар, покупатели к вам придут. Если вы приглашаете гостей на семинар, а им приходится присутствовать на презентации вашего товара, то они сбегут. Обдумывайте контент, с которым вы выходите к своей аудитории.

Выставка - отличная локация для проведения мероприятий разного формата. Именно здесь можно собрать партнеров, прессу, специалистов отрасли и организовать для каждой аудитории интересные мероприятия. Для бизнеса подходят конгрессы, конференции, презентации, круглые столы. Для специалистов широко используются пресс-конференции, акции, встречи партнеров. Можно организовать и имиджевые мероприятия: благотворительные акции, концерты, юбилеи, награждения и прочее. Рассмотрим эти инструменты подробнее.

Деловая программа в рамках выставки всегда тщательно планируется и является одним из инструментов для привлечения специалистов на выставку. Руководители компании могут заявить о себе в качестве эксперта, приняв активное участие в этих мероприятиях. Кроме того, ваша компания может сама организовать конференцию или семинар для специалистов отрасли - ваших потенциальных клиентов. Естественно, предварительно согласовав мероприятие с организаторами выставки.

Помните, что посетители приходят на мероприятия в том числе и для того, чтобы повысить квалификацию и получить практические знания. Пример не из отрасли, но очень интересный. Известная обувная компания Ralf Ringer проводит на отраслевых выставках семинары на темы: «Как выбрать правильного поставщика и ассортимент?», «7 шагов к росту коммерческих показателей». Вы можете последовать их примеру и использовать результаты маркетинговых исследований, экспертные мнения, прогноз развития отрасли, практический опыт решения проблем с конкретными примерами, ответы на вопросы «Как сократить издержки?», «Как больше продавать?». Результат? Компания будет в поле зрения специалистов.

1. При бронировании конференц-зала обязательно выясните, с какого момента зал считается забронированным за вашей организацией (с момента получения подтверждения бронирования, с момента внесения частичной предоплаты и т.п.).

2. Внимательно читайте договор на аренду конференц-зала, так как он может содержать различные штрафные санкции, например, за отказ от бронирования или за порчу имущества.

3. Анонсируйте проведение мероприятия, используя все доступные информационные каналы, до выставки и во время ее проведения.

4. Очевидный момент: докладчики должны быть компетентными, подготовленными и иметь опыт публичных выступлений.

5. Наибольший эффект производят яркие, лаконичные выступления. Подбирая материалы, помните, что их всегда больше, чем может вместить одно выступление, и вам нужно выбрать только самое важное.

6. Желательно внести в мероприятие элемент интерактивности. Например, на презентации «Компания Касперского раскрывает секреты» докладчик рассказывал о борьбе с вирусами. После этого слушателям задавались вопросы по теме презентации, и тот, кто отвечал первым, получал небольшой приз. Таким образом, конкурс повышал интерес аудитории к содержанию презентации и позволял удержать внимание слушателей.

7. При проведении мероприятия на стенде заранее продумайте, какое оборудование вам понадобится и как обеспечить его доставку, установку и функционирование. Предусмотрите все необходимые условия, чтобы участники могли удобно расположиться, хорошо слышать выступающего и видеть экран.

8. Не жалейте времени на перерывы люди приходят на мероприятие, чтобы пообщаться в том числе и в неформальной обстановке. Оптимальное время для кофе-брейка -полчаса.

9. Обязательно изготовьте бейджи для всех участников мероприятия. Хорошо, если бейджи организаторов и докладчиков будут отличаться от бейджей слушателей.

10. Не удивляйтесь, если на бесплатное для слушателей мероприятие придут не все зарегистрировавшиеся участники. Норма посещаемости подобного рода мероприятий - 60% от числа зарегистрировавшихся.

По формату это деловые мероприятия, хотя не исключающие развлекательной составляющей, ориентированные на оптовиков, дилеров продукции, а также партнеров компании. Цель подобных акций - представить компанию, познакомить клиентов с новым продуктом, услугой, обменяться опытом, найти новых партнеров. В основном это серьезные мероприятия: отраслевые конференции, семинары, форумы, выставки и презентации. Главная цель - представить товар лицом, показать его достоинства, а также, возможно, обменяться опытом, найти новых партнеров.

В рамках выставок и конференций могут проводиться промоакции и креативные шоу-программы, нацеленные на создание правильного имиджа компании в глазах партнеров и дилеров. Все это тоже часть событийного маркетинга. В качестве примера можно привести «Вдохновляющий вечер ROBERTO BRAVO», который состоялся в рамках ювелирной выставки JUNWEX Москва 2016 в ROSE BAR на Большой Дмитровке и был организован компанией для партнеров бренда. В этот вечер компания порадовала своих гостей модным показом знаменитого дизайнера Dasha Gauser. Прекрасные украшения ROBERTO BRAVO стали лучшим дополнением ее коллекции одежды. А живой концерт, дискотека и подарки создали отличное настроение всем присутствовавшим на мероприятии. Этот яркий праздник в центре столицы оказался вдохновляющим подарком для партнеров компании ROBERTO BRAVO.

Другим невероятно удачным и оригинальным примером использования такого формата можно назвать день открытых дверей компании, информационный тур, экскурсия на производство или в офис (шоу-рум) компании. Этим маркетинговым инструментом активно пользуется компания «Русские самоцветы». 26 января 2018 года в преддверии торжественного мероприятия по случаю открытия Второго Петербургского ювелирного фестиваля «Наследие Фаберже» состоялся пресс-тур для журналистов. Руководители ОАО «Русские самоцветы» и генеральный директор Сергей Докучаев ответили на актуальные вопросы для СМИ, рассказав о состоянии и перспективах отечественного ювелирного рынка, модных тенденциях, сохранении и развитии традиций петербургских ювелирных мастеров. После брифинга для гостей была проведена экскурсия по производству и ювелирному центру, где продемонстрированы как выставочные экспозиции участников фестиваля, так и широкий ассортимент мультибрендового ювелирного центра.

1. При организации экскурсии на предприятие необходима предварительная регистрация участников. Это связано как с правилами посещения ювелирного завода, так и с организационными моментами: какой транспорт и в каком количестве заказывать, на какое количество персон будет обед (фуршет, кофе-брейк).

2. Заранее позаботьтесь о транспорте для доставки гостей или составьте подробную схему проезда в пригласительных билетах.

3. Тщательно продумайте программу мероприятия: кто будет выступать, о чем и сколько говорить. Если речь идет об экскурсии на завод, лучше, чтобы ее проводил кто-то из топ-менеджеров компании. При этом также обдумайте, где сделать остановки для вопросов и фотографирования.

4. Не забудьте своевременно информировать персонал предприятия о приезде гостей: будет странно, если сотрудники компании ничего не знают о проводимом мероприятии.

5. Предусмотрите время для свободного общения гостей: лучше сделать это в непринужденной обстановке с угощением и легкой музыкой.

6. Важный момент - проводы гостей. Недопустимо отправлять гостей своим ходом, если они были доставлены на транспорте компании. Это может испортить положительное впечатление, созданное посещением предприятия.

7. По окончании визита необходимо вручить всем гостям пакет информационных материалов (прайсов, подарков и пр.) и провести определенные действия по установлению обратной связи.

Для имиджа компании и продвижения продукции можно провести шоу с участием знаменитостей, конкурс, розыгрыш призов на стенде или организовать концерт.

Изготовление продукции на стенде, как вариант - обучающий мастер-класс. Это один из наиболее эффективных способов привлечения внимания, он актуален и для фирм, экспонирующих производственные линии, и для экспонентов, представляющих эксклюзивную продукцию, которая изготавливается вручную небольшими партиями.

Проведение конкурса, викторины. Хорошо организованный конкурс - лавинообразный процесс: возможность проявить знания и получить приз привлекает посетителей. Следующие посетители, увидев повышенное внимание к вашему стенду, обязательно поинтересуются происходящим и так далее. Конкурс, как и викторина, требует серьезной подготовки. В первую очередь вы должны решить для себя, какие результаты нужны вам: сбор визиток для установления дальнейших контактов, проведение маркетингового анализа или увеличение продаж со стенда.

Подарки и сувениры. Стандартные сувениры на любой выставке - календари, шариковые ручки, зажигалки, значки, блокноты, полиэтиленовые пакеты. Основные требования к сувенирной продукции просты: она должна быть недорогой, функциональной и содержать фирменную символику (логотип фирмы и контактные координаты). Эффективность раздачи таких сувениров не очень высока, ее цель не повышение объема продаж, а поддержание имиджа вашей фирмы.

Приглашение на стенд знаменитостей, маленькое шоу. Известные люди, такие как звезды эстрады и кино, спортсмены, политики, ведущие бизнесмены, привлекут внимание к вашему стенду. Естественно, приглашение знаменитостей - достаточно дорогая акция, поэтому она должна быть тщательно спланирована. Необходимо заранее сделать широкое оповещение и пригласить представителей СМИ. Более простой и дешевый вариант - организация шоу силами сотрудников вашей фирмы или привлечение молодых малоизвестных творческих коллективов и студентов театральных училищ.

Использование современных выставочных технологий и нестандартные решения. Организация демонстрации, шоу или конкурсов затруднительна на стенде небольшой площади. В такой ситуации может помочь использование современных технологий, например, технологий виртуальной или дополненной реальности.

В отрасли интересным примером может послужить фееричная программа «Звездная цепь», которую ювелирный завод «Адамант» организовал в рамках выставки JUNWEX Москва-2012. Стенд компании превратился в настоящую концертную площадку и представил посетителям программу с участием ярких звезд кино и шоу-бизнеса - Михаила Боярского, Натальи Бочкаревой, Валдиса Пельша, Тутты Ларсен, Анастасии Волочковой, Эвелины Блёданс, Корнелии Манго, групп «Ассорти» и «Премьер-министр», а также захватывающие эксперименты, зажигательные концертные номера и презентации уникальных украшений. На стенде «Адаманта» любой желающий мог выбрать самую тяжелую, по его мнению, цепь (логично, что самым тяжелым кажется самое объемное изделие), тут же его взвесить и сопоставить вес понравившегося изделия с другими - более компактными моделями. В результате оказывалось, что самая объемная цепь от «Адаманта» весит раза в 1,5 раза меньше конкуренток. Или вот еще. «Погрузите две цепи - от «Адаманта» и другого производителя - в сосуды с жидкостями, имитирующими концентрированный человеческий пот. И посмотрите, как металл отреагирует на активную химическую среду», -предлагали работники завода посетителям. «Ни одна цепь «Адаманта» не вступила в реакцию, в то время как цепи других производителей меняли цвет», - делилась впечатлениями Анастасия ВОЛОЧКОВА.

1. Чтобы развлекательное мероприятие на стенде состоялось, его необходимо анонсировать. Желательно использовать несколько выставочных и отраслевых информационных канала.

2. Если вы планируете проведение розыгрышей или викторин, необходимо предусмотреть достаточно свободного места на стенде и специальное место для ведущего.

3. Шумные акции с раздачей призов привлекут внимание посетителей, но могут при этом оттолкнуть крупных закупщиков и оптовиков. Громкая музыка и много людей создают дискомфорт и мешают вести переговоры. Подобные мероприятия следует проводить в том случае, если создаваемый ими эффект соответствует вашим задачам участия в выставке.

4. Призы, получаемые участниками конкурса, должны быть ценнее стандартных сувениров, раздаваемых на вашем стенде.

5. Известные люди, безусловно, привлекут внимание к вашему стенду. Естественно, приглашение знаменитостей - достаточно дорогая акция, поэтому она должна быть тщательно спланирована.

6. Мероприятие с музыкой и элементами шоу можно организовать как на своем стенде, так и в другом месте: на сцене, в конференц-зале, перед входом на выставку и т.д. В этих случаях его необходимо согласовать с оргкомитетом выставки.

7. Если вы проводите конкурс, розыгрыш или дегустацию, помните о деловой этике, не перекрывайте проходы, регулируйте громкость звука, не проводите шоу в режиме нон-стоп. Это поможет вам избежать претензий от экспонентов с соседних стендов и организаторов выставки.